Een overzeese beursdeelname is altijd een spannend avontuur. Om teleurstelling te voorkomen is het belangrijk alles goed voor te bereiden en de juiste partners te kiezen. Zo kunnen jij en je team eens ter plaatse ten volle van genieten van de beurs en de beste resultaten boeken.

1. Voorkom teleurstelling

Je wilt het niet meemaken.  Je salesteam heeft net tien uur gevlogen om je bedrijf te gaan vertegenwoordigen op een beurs. Eens aangekomen op de standplaats is er geen stand te bespeuren. En van de standenbouwer ook geen spoor. Of je beursstand staat opgebouwd maar de afwerking laat te wensen over. Wat dan? Neem geen risico. Ga in zee met een standenbouwer die je kent. Eentje die jou de garantie biedt op kwaliteit en beroep kan doen op een betrouwbaar wereldwijd netwerk.

Tip: Bij Aktual leveren we altijd standen op volgens Europese normen. Als een klant deelneemt aan een beurs in bijvoorbeeld Chicago, dan zijn er twee mogelijkheden: Ofwel werken we met een betrouwbare uitvoerende partij daar ter plaatse. Ofwel doen we de volledige voorbereiding van de beursstand hier in België en verschepen we alle onderdelen naar de beurslocatie. Een eigen team vliegt dan mee voor de plaatsing en afwerking. Meer weten? Stuur hier vrijblijvend je projectaanvraag door.

Tip: Wil je een goede briefing geven voor het design van je beursstand? Download hier een briefing checklist met 21 slimme en praktische vragen.

3. Focus op je kerntaken

Bij een overzeese beursdeelname komt er heel wat werk op je af: strategie bepalen, promomateriaal bestellen, je collega’s briefen, de tickets en overnachting regelen voor je team, etcetera. Het is een goed idee om je te focussen op de dingen die niemand anders voor je kan regelen. Laat je zoveel mogelijk ontzorgen. Je standenbouwer kan veel meer op zich nemen dan enkel het ontwerp, het transport en de opbouw van je beursstand. Denk maar aan catering, planten, nutsvoorzieningen, het papierwerk, de communicatie met de beurslocatie,… Al die zaken overlaten aan je standenbouwer is geen overbodige luxe want zo kan jij je blijven focussen op jouw kerntaken en uiteindelijk ook de beste resultaten neerzetten.

4. Spread the word

De beursorganisatie zet alles in het werk om de beurs te promoten en bezoekers aan te trekken. Maar ook jij als exposant kan de doelgroep triggeren om langs te komen! Aarzel niet om in de kijker te zetten dat je daar als buitenlands bedrijf aanwezig bent. Vertel welke boodschap of innovatie je daar zal brengen. Deel dit via social media, e-mails, website,… Je kan de beursdeelname ook gebruiken om je bestaand netwerk te bereiken en warm te houden. Stuur hen een persoonlijke uitnodiging. Het uitdelen van reisincentives kan ook een interessante denkpiste zijn als je jouw klanten beter wilt leren kennen of hun loyaliteit versterken. Dergelijke acties worden ongetwijfeld gewaardeerd.

Op beurzen schreeuwt alles en iedereen om aandacht. De kunst bestaat erin om eruit te springen en de aandacht vast te houden. Het is moeilijk om met een eenvoudige, statische stand dat effect te bekomen. Zelfs al staan je verkopers met de grootste glimlach brochures uit te delen, er is meer nodig. Laat ons daarom eens inzoomen op de redenen om LED-walls en video content te gebruiken op je beursstand:

1. Met LED-walls prikkel je het brein

2. LED-walls op je beursstand verlagen de drempel

3. LED-walls op je beursstand werken verkoopondersteunend

4. Met LED-walls hou je de bezoeker langer op je beursstand

Jouw beursstand moet niet alleen mooi zijn. Hij moet ook de gewenste resultaten opleveren. En dat kan alleen met een uiterst doordacht stand design. Daarvoor hebben wij als standenbouwer heel wat informatie van je nodig. Hieronder vind je de zeven belangrijkste thema’s om op te nemen in je briefing:

1. Wat is je bedrijfsidentiteit?

Om te beginnen willen wij natuurlijk graag kennis maken met jouw bedrijf. We zullen je vragen om kort jullie activiteiten te omschrijven. Wat zijn jullie producten en diensten? Wat is jullie huisstijl? En wat vooral belangrijk is om te weten: waar staan jullie voor? En wat onderscheidt jullie van de anderen?

Op basis van jouw input vormen onze designers zich een beeld van de persoonlijkheid van jouw bedrijf. Deze brengen ze tot dan later tot uiting in het ontwerp van de beursstand.

2. Wie zijn je concurrenten?

Met welke concurrenten moeten we rekening houden? Staan zij ook op de beurs? Wat doen zij beter? Waar zal de beursstand van je concurrent zich bevinden?

Deze info helpt ons om jouw beursstand er te laten uitspringen ten opzichte van de concurrentie.

3. Wie is jouw doelgroep?

Welke beursbezoekers zijn relevant voor jouw bedrijf en jouw merk? Kennen ze jouw bedrijf, activiteiten of merk al? Of net niet?

Op basis hiervan zorgen we voor een concept dat jouw doelgroep aanspreekt. Met de juiste visuals en keywords zorgen we ervoor dat je stand opvalt en aantrekkelijk is. Dat noemen we ‘stopping power’.

4. Welk verhaal wil je brengen tijdens de beurs?

Bepaal vooraf een duidelijke boodschap of verhaal dat bovengenoemde potentieel geïnteresseerden aanspreekt. Welk producten of diensten wil je promoten? Een potentiële klant wil altijd weten: ‘what’s in it for me?’. Dus wat bied jij je ideale klant? Waarom moet men voor jouw bedrijf of merk kiezen?

Deze info helpt ons om je aanbod en je merkverhaal optimaal tot hun recht te laten komen op de beursstand. Sommige producten kan je best via een display promoten, andere dan weer via digitale beleving. Sommige producten hebben veel omkadering nodig, andere komen dan weer beter tot hun recht in een sobere sfeer. Zo creëren we een concept dat écht werkt.

5. Wat zijn je doelstellingen en hoe ga je die meten?

Als je aan een beurs deelneemt, dan wil je daar ook iets mee bereiken. Je kan één doel voorop stellen, bijvoorbeeld het verzamelen van nieuwe leads. Maar het kunnen er uiteraard ook meerdere zijn. Bijvoorbeeld: meer bekendheid voor een nieuw product, je imago als marktleider verstevigen én het verzamelen van nieuwe leads.

Belangrijk is hierbij dat je de resultaten ook daadwerkelijk kunt meten. Zo weet je na afloop van de beurs of je de doelstellingen hebt bereikt. Het kan soms handig zijn om hierbij een registratie software in te zetten.

6. Wat is je budget?

Tegenover de doelstellingen die je wilt bereiken staat natuurlijk altijd een marketingbudget. Om je een idee te geven: bedrijven spenderen gemiddeld 40% van het totale beursbudget aan het ontwerp en de bouw van de stand. De resterende 60% wordt gespendeerd aan andere kosten zoals de huur van de standplaats, bemanning van de stand en promotie.

Zodra onze ontwerpers een idee hebben van je budget, kunnen ze beter inschatten hoe ver ze mogen gaan in hun ontwerp en waar ze eventueel voor budgetoplossingen zullen moeten kiezen.

7. Met welke praktische zaken moet er rekening worden gehouden?

Zodra je jouw standplaats hebt gereserveerd, heb je al heel wat nuttige informatie voor je standenbouwer. Hoe groot zal je stand zal zijn en wat zijn de exacte afmetingen? Welke zijdes zijn er open? Welke locatie heeft je stand in de beurshal?

Op basis hiervan kunnen we de bezoekersstroom inschatten en de beschikbare oppervlakte omzetten naar een optimaal ontwerp.

Modulaire beursstand nodig?

Wat voor jouw beursstand het ideale systeem is, hoef je natuurlijk niet zelf te gaan uitdokteren. Daarvoor zijn onze experts er! Vraag hier je voorontwerp aan en zij bereken voor jou de meest ideale oplossing, met een design dat eruit springt.

Het publiek kijkt ernaar uit om opnieuw beurzen te bezoeken! Onze sales en marketing experts voeren dagelijks gesprekken met exposanten, leveranciers en beursorganisatoren. Overal wordt hun gevoel bevestigd dat de vraag naar beurzen hoog is. Ook in 2022 is een sterk beursstand concept dus uiterst belangrijk. Dit zijn de trends en tips:

1. Trigger de zintuigen van de bezoeker

Persoonlijk contact zal anno 2022 meer geapprecieerd worden dan ooit tevoren. Mensen willen opnieuw praten, ruiken, horen, voelen,… Maak dus gerust gretig gebruik van emotionele elementen in het concept van je beursstand. Trek de aandacht en speel in op de zintuigen. Zorg ervoor dat bezoekers graag tijd doorbrengen op je beursstand en bezorg hen een fijne beleving.

2. Maak écht contact met je doelgroep

Durf de aanwezigheid van schermen te beperken op je beursstand en denk na over andere manieren om eruit te springen: een wedstrijd, live demo’s of een uitnodigende bar met drank en versnaperingen zijn nog maar enkele voorbeelden van hoe je de aandacht naar je beursstand kan trekken.

3. Doe aan hybrid selling

Overweeg om bij je beursdeelname ‘hybrid selling’ te integreren in je strategie. Misschien kan je jouw leads vóór de beurs contacteren en jouw aanbod voorstellen via een videocall. Vervolgens maak je de journey compleet door de lead uit te nodigen op je stand voor een live demo. Of je kan beslissen om je bezoekers na de beurs te blijven opvolgen via de digitale weg. Zo hou je hen betrokken bij je producten en je verhaal.

5. Breng de informatiebehoefte van je doelgroep goed in kaart

Zorg dat je inzicht hebt in de vragen waarmee je bezoeker rondloopt en zorg ervoor dat je stand, je boodschap, je visuals, je folders, je brochures hier naadloos op inspelen. Maak het je bezoeker zo makkelijk mogelijk. Voorzie zeker ook een lead registration app zodat je jouw leads na de beurs kan blijven bedienen met een interessante communicatieflow op maat van hun interesses.

6. Investeer in de communicatievaardigheden van je verkopers

Standbemanning die lusteloos op een stoel met de gsm in de hand zit te scrollen. Het is een dooddoener. Zeker in een tijdperk waarin we op zoek zijn naar verbinding. Deze persoon connecteert niet, straalt geen emotie uit en laat de kansen letterlijk voorbij wandelen. Deze tip is misschien niet nieuw, maar vandaag wel relevanter dan ooit. Besteed dit jaar extra aandacht aan het briefen en trainen van je standbemanning. Goede verkopers zijn goud waard.

7. Benut de kansen van regionale beurzen en expo’s

Zeker als je aanbod zich in een B2C-omgeving situeert, kan je overwegen om te exposeren op kleinere, lokale beurzen. In een tijdperk waarin consumenten zich liever niet te ver willen verplaatsen, zou dat wel eens unieke kansen kunnen bieden.

Nieuwe buzzwords

Phygital events (of hybride events) bieden de deelnemers een combinatie van fysieke ontmoetingen en online ontmoetingen. In ‘phygital’ hoor je de samentrekking van physical en digital. Denk bijvoorbeeld aan een event waar een selecte groep van verschillende experts samenkomt op een fysieke locatie, waarbij vervolgens voor de virtuele deelnemers de video’s, keynotes, workshopresultaten en alle andere interessante materialen online ter beschikking worden gesteld.

Een andere interessante term is hybrid selling. Steeds meer bedrijven schakelen over naar een hybride verkooptactiek en leiden hun verkopers specifiek hiervoor op. Het houdt in dat ze zowel fysiek als online contact hebben met de klant. Ze introduceren bijvoorbeeld het aanbod via videocall en ontmoeten de klant pas later persoonlijk in de showroom wanneer dit werkelijk een meerwaarde biedt.

Kostenefficiënt en toekomstgericht

Na de lange periode van verplicht thuiswerken en contactbeperkingen is het videobellen in een recordtempo ingeburgerd geraakt. Veel klanten verwachten nu zelfs dat je bedrijf dit aanbiedt. Het vergt misschien een beetje aanpassing maar als je het goed aanpakt, kan je van die mentaliteitswijziging de vruchten plukken!

Laat ons even inzoomen op de voordelen voor je sales, je marketing en je organisatie in het algemeen:

Om te beginnen zijn digitale contactmomenten kostenefficiënter en duurzamer. Je verkopers hoeven zich minder te verplaatsen, je hebt minder locatiekosten, minder kosten voor drukwerk van brochures en visitekaartjes,… Het biedt ook meer flexibiliteit: nog snel een prijs aanpassen of een productfiche toevoegen, digitaal gaat het allemaal zoveel sneller en makkelijker. Tenslotte onderstreep je door in te zetten op ‘phygital’ hoe wendbaar en toekomstgericht je bedrijf is.

De toekomst is phygital

Digitale contacten zullen de fysieke contactmomenten niet vervangen. Dat staat als een pijl boven water. Het blijft belangrijk om showrooms te hebben en aanwezig te zijn op beurzen. Maar als je erin slaagt om het fysieke en digitale mooi te laten samensmelten, dan levert je dat gegarandeerd extra awareness en een sterker imago op.

1. Betrek je interieurarchitect van bij de ruwbouw

2. Zet je merkidentiteit en branding goed op punt

Of je nu één winkel hebt in de stad of verschillende ruimtes over het hele land, als het op bedrijfsinrichting aankomt dan is consistentie altijd belangrijk. Heb je nog geen eenduidige huisstijl? Of is je merk toe aan een rebranding? Maak er werk van alvorens je aan de slag gaat! Het is de basis voor je ‘interior branding’ of de merkbeleving in je interieur. Daarbij past je interieurarchitect eigenlijk dezelfde regels toe als je grafisch ontwerper. Bedrijfskleuren en logo moeten terugkomen in het ontwerp, alles moet één uniform geheel vormen.

3. Brief je interieurarchitect over de ‘why’ van je bedrijfsinterieur.

Vertel je interieurarchitect uitgebreid over je missie en je visie en welke rol jouw bedrijfsinterieur daarin speelt. Waarom is een specifieke ruimte er? Wie zal er gebruik van maken? Van daaruit kan je interieurarchitect een design bepalen dat de gebruiker (prospecten, klanten, medewerkers,…) verbindt met het doel van de ruimte.

Stel je bent bijvoorbeeld verdeler van elektrisch installatiemateriaal en je wil een trainingscenter inrichten waar je geregeld workshops en productdemonstraties geeft aan installateurs. Diezelfde ruimte moet op andere momenten ook dienen als flexibele werkplek voor je verkopers. In die ruimte wil je dus een beleving creëren rond je merk, de gebruikers een goed gevoel bezorgen en inspireren. Onrechtstreeks zal de ruimte dus ook moeten bijdragen tot betere resultaten.

Op basis van deze belangrijke informatie zal je interieurarchitect specifieke keuzes gaan maken op vlak van materialen en inrichting. Denk aan makkelijk te onderhouden materialen omwille van het intensieve gebruik en een ruime keuken om de bezoekers op een aangename manier van eten en drank te voorzien. Denk ook aan extra technologie zoals WIFI, ledschermen, voldoende elektrische aansluitpunten. En natuurlijk zal er ook een sterke ‘branding’ aanwezig moeten zijn in de ruimte. Denk aan commercials die afspelen op de ledschermen, meubels in de huiskleuren,…

4. Geef je interieurarchitect creatieve vrijheid bij het ontwerpen van je bedrijfsinterieur 

Voor het realiseren van innovatieve concepten is creatieve vrijheid van groot belang. Probeer dus bij de briefing zelf nog geen rekening te houden met restricties zoals je budget of de grootte van de ruimte. Soms durf je bepaalde zaken waarvan je droomt niet te benoemen omdat je denkt dat dit budgettair niet haalbaar is. Maar zo kan er belangrijke informatie voor je interieurarchitect verloren gaan. Misschien kan hij of zij een manier bedenken om het budgettair wél haalbaar te maken?

Wil je bijvoorbeeld een experience room inrichten waar je je producten toont aan je publiek, dan denk je om budgettaire redenen misschien niet spontaan aan het inrichten van je inkomhal. Maar de inkom meenemen in het ontwerp zou wel interessant kunnen zijn voor het totaalplaatje. Dan krijgt je bezoeker pas echt een ‘experience’: van bij het binnenkomen tot bij het terug naar buiten gaan. En nog een goeie tip: Geef je interieurarchitect de vrijheid om een vleugje authenticiteit toe te voegen. Een opvallend detail, zoals een vleugelpiano, een blinkende oldtimer of eender welk ander item dat aanleunt bij je merkverhaal, zal je bezoeker altijd bijblijven.

Ook is het helemaal niet nodig om zelf vooraf een schets te maken. Het enige wat jij en je team hoeft te doen is… ‘dromen’. Je vertelt wat het doel van de ruimte is en wat je budget is. That’s it! Een (goede) interieurarchitect weet dit àltijd om te zetten in een haalbaar ontwerp. Heb dus vertrouwen. Het komt goed.

Interior branding is… een beleving creëren

Je hoeft geen volleerde marketeer te zijn om te beseffen dat branding niet stopt wanneer je logo op je raam staat of wanneer je website online is. We leven in een ‘belevenis’-economie. Het aanbod van producten en diensten is tegenwoordig enorm en ‘een goed product’ alleen is niet (meer) voldoende om je leads te overtuigen. Het gevoel dat je klant heeft bij een bezoek aan je winkel, toonzaal of kantoor bepaalt mee zijn keuze. In je interieur komt je merk tot leven en creëert het (hopelijk!) een emotionele band met je publiek.

Interior branding is… inspelen op de zintuigen

Extra contact met je publiek

Via een virtual tour stapt je klant bij je binnen vanaf eender welke locatie, met eender welk toestel. Het biedt je bezoeker de mogelijkheid om rustig rond te kijken en zich in je ruimte te bewegen alsof hij er ook echt is. Je kan er geluiden aan toevoegen en via multifunctionele hotspots en clickable objects jouw bezoekers allerlei zaken laten ontdekken: video’s, foto’s, infofiches,… Zelfs ruimtes die niet fysiek beschikbaar zijn, kunnen digitaal toegankelijk worden via foto’s of een 3D-ontwerp. Denk bijvoorbeeld aan de beursstand van je bedrijf, die zo permanent toegankelijk wordt.

Nieuwe verkoopkansen

Een tweede onmiskenbaar voordeel, en wat ons betreft een belangrijke voorwaarde tot succes, is dat je met een virtual tour al vrij vroeg in het verkoopproces kan inspelen op de informatiebehoefte van je publiek. Een keukenbouwer bijvoorbeeld kan in zijn virtual tour via icoontjes (‘hotspots’) informatiefiches of prijslijsten beschikbaar maken van keukentoestellen of werkbladen. Een potentiële klant kan die informatie dan thuis downloaden, afdrukken of mailen naar zichzelf. Hij/zij kan deze vervolgens meenemen naar de showroom óf de informatie bijhouden voor later in het aankoopproces. Dit leidt tot nieuwe verkoopkansen!

Meer betrokkenheid op je website

Een click naar je website is waardevol. Maar je boekt pas succes als je erin slaagt om de aandacht van de bezoeker lang genoeg te trekken! Een virtual tour is een goed voorbeeld van ‘engaging content’, of content die de betrokkenheid verhoogt. Het is interactief, leuk om te doen en maakt je website aantrekkelijker. Met een virtual tour laat je een blijvende indruk na bij je bezoeker en kan je hem aanzetten tot actie: een shopping basket vullen, een video bekijken, een vraag stellen via je chatbox,…

Meer klantvertrouwen

Voor talrijke bedrijven is het hebben van een virtual tour die vindbaar is via Google van vitaal belang geworden. Denk maar aan hotels, restaurants en bedrijven met showrooms. Als men de gelegenheid krijgt om via Google Maps of via de Google zoekmachine rechtstreeks bij jouw bedrijf binnen te kijken, dan wekt dat het vertrouwen. Komt de virtual tour overtuigend over, dan zal men sneller bereid zijn om een hotelkamer te boeken, een tafeltje te reserveren of de rit naar een toonzaal te maken.

Virtual tour: leuke optie of onmisbaar?

Eerlijk? Bij Aktual vinden we dat zodra je een mooie ruimte hebt ingericht of je beschikt over een 3D-ontwerp, het grootste deel van het werk eigenlijk is gebeurd. Het is een kleine stap die snel kan worden gezet en die zeker zal lonen.

Als bedrijf kan je het verschil maken door te (blijven) investeren in professionele COVID 19-preventiematerialen. In dit artikel lijsten we enkele nuttige producten op waarmee je zeker een sterke indruk zal nalaten bij klanten, relaties en medewerkers. De beleving rond je merk wordt er ongetwijfeld mee versterkt.